Kết quả thí điểm áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại UBND cấp xã (Lượt xem: 11797)

      Tính đến nay, toàn tỉnh có 152 cơ quan hành chính Nhà nước đã công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Từ đó khắc phục nhược điểm lâu nay của quản lý hành chính, góp phần đáng kể vào việc công khai, minh bạch, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát để bổ sung, điều chỉnh kịp thời các thủ tục hành chính; giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ; thay đổi nhận thức, cải thiện lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức Nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công. Ông Dương Thanh Kiệt, Phó Chủ tich UBND phường 8, thành phố Sóc Trăng, nhận xét: “Từ khi thực hiện tiêu chuẩn ISO đến nay, khi người dân đến UBND phường làm các thủ tục hành chính đều được tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng, như làm giấy khai sinh cho trẻ, trước đây phải có các loại giấy photocopy Hộ khẩu, giấy kết hôn, CMND của vợ chồng thì nay chỉ cần công chức bộ phận một cửa kiểm tra các loại giấy tờ gốc xong và giấy chứng sanh là đủ, thời gian chỉ từ 3 đến 5 ngày là có giấy và được cán bộ phường đưa trả tận nhà” .

Bộ phận tiếp và hướng dẫn công dân làm thủ tục hành chính 

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng gắn với đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính giúp các đơn vị có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ, công chức trong quy trình giải quyết công việc; có đánh giá, kiểm tra thường xuyên thông qua báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng, các hoạt động đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo nên công việc được kiểm soát và khắc phục kịp thời những sai sót; trách nhiệm, tiến độ thực hiện công việc của từng cán bộ, công chức được quản lý, kiểm soát chặt chẽ thông qua phiếu kiểm soát quá trình của hệ thống; một số cơ quan hành chính Nhà nước đã chủ động rút ngắn thời gian so với pháp luật quy định, nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan hành chính. Công tác duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng được các cơ quan quan tâm thực hiện, lãnh đạo các cơ quan thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc cải tiến hệ thống tài liệu, xây dựng các quy trình tác nghiệp bám sát với điều kiện thực tế hoạt động của đơn vị và tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời thường xuyên cập nhật cho phù hợp với yêu cầu công việc của đơn vị.

Các cơ quan đã có chủ động hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công; hồ sơ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc, tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, tác nghiệp. Tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài được kiểm soát, cập nhật thường xuyên; hồ sơ của tổ chức, cá nhân được lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Các thủ tục hành chính (TTHC) đều có quy trình xử lý công việc, được niêm yết công khai, minh bạch tại đơn vị, giúp cho công dân và tổ chức biết được các quy định về từng thủ tục một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng đã được các đơn vị lồng ghép với mô hình một cửa, một cửa điện tử, hồ sơ được quản lý, luân chuyển và giải quyết theo quy trình chặt chẽ nên đáp ứng tốt về thời gian đã hẹn trả lại kết quả cho công dân góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công của các cơ quan hành chính Nhà nước. Ông Trần Minh Hải, Phó Chủ tịch UBND thị trấn Long Phú, huyện Long Phú, cho biết: “Từ tháng 7/2015, UBND thị trấn Long Phú đã áp dụng quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Qua quá trình thực hiện đã giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc quan hệ làm các thủ tục hành chính”.

Bộ phận một cửa thị trấn Long Phú tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính cho công dân

Tuy nhiên, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thay đổi, sửa đổi bổ sung, bãi bỏ nhiều nên dẫn tới việc các cơ quan hành chính phải thường xuyên soát xét các quy trình tác nghiệp để ban hành, áp dụng. Do đó, việc triển khai một số quy trình chưa phù hợp và chưa cập nhật kịp thời với thực tế, đồng thời, việc cập nhật công bố, công khai TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung, thay thế, bãi bỏ chưa kịp thời dẫn đến vướng mắc, khó khăn trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Bên cạnh đó, TTHC hiện nay được UBND tỉnh ban hành theo từng Quyết định và được điều chỉnh sửa đổi khi đơn vị đề nghị. Vì vậy, bộ TTHC của mỗi đơn vị sẽ nằm rải rác trên nhiều Quyết định, cũng gây khó khăn cho việc rà soát, tổng hợp số lượng thủ tục của bộ TTHC của đơn vị, ảnh hưởng đến việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng. Ở một vài đơn vị, lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, giao toàn bộ công việc triển khai, áp dụng cho công chức phụ trách, chưa tổ chức tốt việc thông tin tuyên truyền để công chức nắm chắc được mục tiêu, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống này. Dẫn đến công chức chưa tích cực trong việc xây dựng, áp dụng, chưa hiểu rõ nội dung thực hiện duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, làm giảm đi hiệu lực, hiệu quả khi triển khai, áp dụng tại đơn vị. Một số công chức còn lúng túng trong vận dụng hệ thống, nhất là trong quá trình đánh giá nội bộ, chưa phát hiện ra những điểm không phù hợp hoặc nếu phát hiện được thì không biết áp vào điểm nào của tiêu chuẩn và khắc phục, phòng ngừa như thế nào… nên trong quá trình vận hành hệ thống của một số đơn vị vẫn còn nhiều điểm chưa phù hợp so với yêu cầu của tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, vẫn còn hồ sơ tác nghiệp có hiện tượng lưu thiếu hoặc lưu thừa thành phần hồ sơ theo quy định, thông tin điền vào biểu mẫu còn thiếu, quên ghi chép biểu mẫu hoặc ghi chép chưa đầy đủ. Công chức được phân công làm Thư ký ISO là cán bộ, chuyên viên ở bộ phận một cửa hoặc Văn phòng nhưng lại có sự thay đổi, luân chuyển nhiều trong quá trình công tác nên ảnh hưởng không nhỏ đến công việc áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng. Nhất là ở cấp huyện, thị xã, thành phố, thường có sự thay đổi nhân sự. Do đó, cần có sự đào tạo đội ngũ kế thừa để thay thế khi có thay đổi nhân sự. Hệ thống một cửa điện tử ở các đơn vị, nhất là ở các UBND cấp huyện, xã, thường xuyên bị lỗi, nên việc tích hợp Hệ thống quản lý chất lượng vào hệ thống một cửa điện tử hiệu quả mang lại chưa cao, do đó ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình xử lý công việc. Công tác lấy ý kiến của tổ chức và công dân về chất lượng xử lý công việc còn vướng mắc, hiệu quả chưa cao do gửi đi mà không thu về được. Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra tình hình việc xây dựng, áp dụng và duy trì, cải tiến hệ thống theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 còn ít và chưa được đào tạo sâu về đánh giá hệ thống, nên gặp không ít khó khăn trong công tác kiểm tra. Ông Bùi Minh Châu, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sóc Trăng, nhấn mạnh: “Với vai trò là cơ quan Thường trực của Ban Chỉ đạo, chúng tôi có một số đề xuất: Các đơn vị áp dụng chương trình quản lý này thì lãnh đạo đơn vị phải quan tâm sâu sắc; thường xuyên cập nhật những thay đổi của văn bản để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa, cải tiến hệ thống đáp ứng theo yêu cầu của người dân một cách thuận lợi nhất và đáp ứng theo quy định mới của văn bản. Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm phân công công chức tham gia các lớp tập huấn cho đầy đủ, nghiệm túc, để nắm bắt những nội dung cơ bản một cách cụ thể, nhằm giúp cho lãnh đạo quản lý và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cho hiệu quả nhất. Cơ quan thường trực cũng kiến nghị UBND tỉnh tiếp tục chỉ đạo các cấp cơ sở quán triệt và duy trì tốt hệ thống quản lý chất lượng này”.

Cán bộ cải cách hành chính tiếp và lắng nghe  nội dung trình bài của công dân 

Nhìn chung việc triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào các cơ quan hành chính Nhà nước đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức công dân, hướng đến một nền hành chính văn minh, hiện đại theo xu thế chung, đóng góp tích cực vào phát triển kinh tế xã hội của tỉnh./. 

Hải An